"오늘 하루, 이런 시간 없으셨나요?"
아침에 출근해서 어제 요청받은 자료를 찾느라 사내 메신저와 이메일, 공유 드라이브를 오가며 20분을 씁니다.
점심 전엔 팀장이 요청한 주간 보고서를 만들기 위해 각 담당자에게 데이터를 취합해달라고 메신저를 돌립니다.
오후엔 어제 처리한 것과 똑같은 유형의 문의에 또 답장을 작성합니다.
익숙한 하루라면, 혼자만의 문제가 아닙니다.
최근 국내 조사에 따르면 한국 직장인들이 행정·반복 업무, 정보 검색·관리, 정기 보고·분석 같은
비핵심 업무에 쓰는 시간은 연간 251억 시간에 달하는 것으로 추산됩니다.
이는 한국 전체 근로 시간의 거의 절반 수준입니다.
문제는 이 시간이 어디서 새는지 조직 스스로도 잘 모른다는 점입니다.
오늘은 많은 기업이 놓치고 있는 업무 속 숨은 비효율 3가지를 짚어보겠습니다.
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비효율 ①: 흩어진 문서·시스템에서 정보 찾기
응답자의 70%가 정보 검색·관리에 상당한 시간을 쓴다고 답했습니다.
사내 문서는 공유 드라이브, 메신저 대화방, 그룹웨어, 개인 PC에 뿔뿔이 흩어져 있고,
필요한 자료 하나를 찾기 위해 여러 시스템을 오가며 검색하는 일이 반복됩니다.
이런 '사일로(silo)화'된 시스템 구조는 부서 간 정보 단절을 낳고,
같은 자료를 각자 다시 만드는 중복 작업으로 이어집니다.
신입사원이 온보딩 문서를 찾지 못해 선배에게 매번 같은 질문을 하는 것도,
영업팀이 이미 마케팅팀에 있는 고객 자료를 처음부터 다시 조사하는 것도 같은 문제의 다른 얼굴입니다.
비효율 ②: 반복적인 보고서 작성과 데이터 취합
68%는 행정 및 반복 업무에 주당 최대 10시간을 쓰고 있으며,
66%는 보고서 작성 등 정기적인 분석 업무에 시간을 쓴다고 답했습니다.
매주, 매월 똑같은 형식의 보고서를 만들기 위해 여러 담당자에게 데이터를 요청하고, 취합하고, 양식에 맞춰 정리하는 과정이 반복됩니다.
이 업무 자체는 회사 성장에 새로운 가치를 더하지 않습니다.
담당자의 역량과 시간이 '만드는 일'이 아니라 '모으고 정리하는 일'에 소모되고 있다는 뜻입니다.
비효율 ③: 반복되는 문의 대응과 판단 지연
고객 문의든 사내 요청이든, 유형이 비슷한 질문에 매번 처음부터 답변을 작성하는 경우가 많습니다.
문의를 어느 담당자에게 배정할지 판단하는 데도 시간이 걸리고,
유사 사례를 과거 이력에서 찾아 참고하는 과정도 수작업으로 이루어집니다.
이런 흐름이 누적되면 담당자는 정작 판단력과 전문성이 필요한 업무에 쓸 시간을 확보하지 못한 채, 하루 대부분을 '처리'에만 쓰게 됩니다.
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비효율은 방치될수록 조직 리스크가 됩니다.
이 세 가지 비효율의 공통점은, 어느 하나도 당장 회사를 위협하는 큰 사고처럼 보이지 않는다는 점입니다.
그래서 방치되기 쉽습니다. 하지만 앞서 살펴본 것처럼, 이런 비핵심 업무에 쓰이는 시간을 모두 더하면
조직 전체 근로 시간의 절반에 가까운 규모가 됩니다.
그 시간이 줄어드는 만큼, 혁신과 경쟁력 강화에 쓸 수 있는 시간이 늘어난다는 뜻이기도 합니다.
더 큰 문제는, 이런 비효율을 견디다 못한 직원들이 회사 몰래 개인 계정으로
범용 AI 챗봇에 사내 자료를 붙여넣어 문제를 '스스로' 해결하기 시작한다는 점입니다.
이는 앞선 1일차 콘텐츠에서 언급한 '섀도 AI' 리스크로 이어지는 지점이기도 합니다.
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웍스 AI는 이 지점에서 시작합니다
웍스 AI는 바로 이 세 가지 비효율 지점을 정조준해 설계된 기업용 AI 플랫폼입니다.
- - 사내 문서와 시스템을 연결해 흩어진 정보를 한 곳에서 검색하고
- - 반복되는 데이터 취합과 보고서 작성을 자동화하며
- - 문의 분류와 답변 초안 작성을 지원해 담당자가 판단이 필요한 일에 집중할 수 있도록 돕습니다.
중요한 건, 이 모든 과정이 개인이 몰래 쓰는 범용 챗봇이 아니라 회사가 통제하고 관리하는 안전한 환경에서 이루어진다는 점입니다.
다음 편에서는 이런 비효율을 해결하기 위해 만들어진 웍스 AI가 정확히 무엇이고, 어떤 기능으로 구성되어 있는지 소개합니다.